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¿Cómo escoger la planilla de inventario que necesito?

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Si buscamos formatos en internet, nos encontraremos con una serie de alternativas, pagadas y gratuitas que nos pueden facilitar el trabajo de definir una planilla de inventario. Puede ser más simple adaptar alguna que ya esté creada a partir desde cero.

En general los formatos son similares, y el diseño de ellas es prácticamente universal.

Cómo debería ser un control de inventarios en Excel

Considerando que manejamos las funciones básicas de Excel, podemos generar rápidamente un formato sencillo que cubra nuestras necesidades en un pequeño almacén por ejemplo. La planilla de inventario debe cumplir con lo siguiente:

Espacio para nuestro listado de productos

Dedicaremos unas  cuatro columnas para incorporar la información sobre los productos que queremos inventariar, es decir, pegamos un listado de todos nuestros productos con la siguiente información:

Código de barras del producto: también podemos incluir un código interno, en caso de tenerlo. Este último dato es opcional. Sólo facilita la identificación de un producto de acuerdo a alguna clasificación propia.

Descripción del producto. Será el dato que nos sirva para verificar que, cada vez que escaneamos un código de barras, el artículo al que estamos referenciando es el que realmente estamos contando. Si encontramos un error, deberíamos corregirlo antes de seguir con el recuento de inventario.

Cantidad total inventariada. En esta columna aplicaremos una fórmula de suma de todas las cantidades de cada producto.

Dejaremos otras columnas para anotar las unidades que vamos encontrando de cada producto, las que se irán contabilizando al ser ingresadas, idealmente a través de un lector de códigos de barras, o en forma manual, lo que puede ser más tedioso e impreciso.

Este formato cumple con lo más básico, y sólo es un punto de partida para llevar la cuenta de nuestras existencias. Dependiendo del tipo de empresa, podemos necesitar ingresar otros datos y aplicar fórmulas más complejas, para nuestra planilla de inventario,  pero esto es algo que se evalúa caso a caso.

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